Niezależnie od tego, co sprzedajesz: czy jest to kurs online, czy inny produkt cyfrowy, musisz później poświęcić trochę czasu na ulubione zajęcie każdego przedsiębiorcy. Wystawianie faktur.
Żartuję. Wiadomo, że nikt nie lubi fakturowania. Na szczęście nie musisz tego robić, nawet jeśli Twój procesor płatności nie oferuje własnego systemu fakturowania. Pokażę Ci, jak to zrobić.
We wpisie posłużę się przykładem Stripe i FacturaDirecta, ale jeśli używasz w swoim biznesie innego procesora płatności i systemu fakturowania, nie martw się. O tym również powiem.
Stripe
Stripe to procesor płatności, z którego będę korzystać w tym przykładzie. Jest to również procesor płatności, z którego sama korzystam. Bardzo polecam go każdemu, kto pyta o jakieś polecenie. Weryfikacja trwa kilka godzin (w najgorszym przypadku), a dzięki Stripe możesz zacząć sprzedawać w wielu walutach i krajach. Ma przejrzystą dokumentację i możesz go łatwo pospinać z innymi aplikacjami za pomocą narzędzi takich jak Zapier lub Make.
FacturaDirecta
– A co to za ustrojstwo? – możesz zapytać. Cóż, jeśli Twoja firma nie jest w Hiszpanii, najprawdopodobniej nie znasz FacturaDirecta. To tylko jeden z wielu systemów do fakturowania, z których możesz korzystać w swojej działalności, a ten jest dedykowany firmom i jednoosobowym działalnościom gospodarczym rozliczającym się w Hiszpanii.
Czego potrzebujemy, aby połączyć te dwa systemy? Zapiera!
Zapier to potężne narzędzie do automatyzacji, które pozwala zautomatyzować powtarzalne zadania. Łączy różne aplikacje, takie jak WordPress, Mailchimp, Stripe i wiele innych. Możesz na przykład zintegrować Stripe z FacturaDirecta, aby po dokonaniu zakupu automatycznie zostałą wygenerowana faktura. W ten sposób nie musisz ręcznie wprowadzać danych dotyczących zamówienia do aplikacji za każdym razem, kiedy chcesz wystawić fakturę. Zapier wykonuje całą pracę za Ciebie.
Zapier nie jest jedynym narzędziem, które umie takie magiczne sztuczki. Innym, którego używam, jest Make, ale w tym przykładzie użyjemy Zapiera. Moim zdaniem jest łatwiejszy w użyciu i zrozumieniu dla osób nietechnicznych.
Zaczynamy
Po zalogowaniu się do Zapiera, kliknij przycisk, aby utworzyć nową automatyzację.
Następnie zacznij wpisywać „webhooks” i wybierz „Webhooks by Zapier”.
Teraz w sekcji „Event” wybierz „Catch Hook” i kliknij „Continue”.
Następnie przejdźmy do sekcji „Test trigger”. Zobaczysz tam adres URL webhooka.
Teraz małe wyjaśnienie dla osób nietechnicznych. Adres URL, który widzisz powyżej, to nasz trigger. Jeśli coś lub ktoś uzyska dostęp do tego adresu URL (czyli na przykład wpisze go w przeglądarkę), uruchomi cały nasz scenariusz. To, co musimy teraz zrobić, to powiedzieć Stripe, żeby wysyłał odpowiednie dane pod ten adres URL za każdym razem, gdy zostanie dokonany zakup. I nie musimy do tego nic programować.
Zalogujmy się do Stripe. Przełączę się na tryb testowy, żeby czegoś nie popsuć. Polecam Ci zrobić to samo na początku, zanim będziesz mieć pewność, że cały scenariusz działa tak, jak oczekujesz.
Teraz przechodzimy do ustawień webhooków. Możesz tam przejść bezpośrednio z tego linku: dashboard.stripe.com/test/webhooks. Dodamy teraz nowy endpoint. W tym celu kliknij przycisk „Add endpoint”.
Teraz musimy skopiować i URL z Zapiera i wkleić go w konfiguracji eventu. Następnie musimy wybrać zdarzenia (eventy), które uruchomią cały scenariusz. Jeśli korzystasz z linków płatniczych (payment links) w Stripe, najlepszym eventem według mnie jest „checkout.session.completed”, ale możesz też wybrać „payment_intent.succeeded”. Ten ostatni zadziała również, jeśli używasz płatności Stripe na przykład poprzez wtyczkę WooCommerce. Kiedy skończysz, kliknij przycisk „Add endpoint”, aby zakończyć.
Teraz możesz zacząć testować (dlatego jesteśmy w trybie testowym). Wykonaj płatność testową, aby zobaczyć nowe zdarzenie (event) w Stripe.
Teraz możemy wrócić do Stripe i przetestować trigger. Kliknij przycisk „Test trigger”. Zobaczysz komunikat o sukcesie i kilka danych, które Stripe wysłał do Zapier.
Teraz kliknij „Continue”. Kolejnym elementem scenariusza będzie system do fakturowania, którym w moim przypadku jest FacturaDirecta. FacturaDirecta ma integrację z Zapierem, więc mogę go wyszukać w pasku wyszukiwania i zwyczajnie kliknąć.
Teraz musimy wykorzystać dane, które otrzymaliśmy od Stripe, aby wysłać je do Factura Directa i automatycznie utworzyć fakturę. Zrobienie tego w Zapierze jest super proste.
Zacznijmy od ustawienia zdarzenia (eventu) w dopier co przez nas dodanym bloku Factura Directa w Zapierze. Chcemy stworzyć fakturę, więc powinniśmy wybrać akcję „Create Sales Invoice”. Następnie kliknij „Continue”.
Teraz musisz połączyć Zapiera ze swoim kontem Factura Directa. Po prostu postępuj zgodnie z instrukcjami, które zobaczysz na ekranie. Kiedy skończysz, kliknij „Continue”.
Teraz zaczyna się zabawa. Zobaczysz dostępne pola, które możesz wykorzystać w Factura Directa do wygenerowania faktury. Musimy po prostu kliknąć każde pole, którego chcemy użyć, przejść do zakładki „Custom” (dla niektórych pól nie będzie jej widać) i wybrać informację, która jest nam potrzebna do danych otrzymanych ze Stripe.
Kiedy już zmapujesz wszystko, czego potrzebujesz, kliknij przycisk „Continue” i przetestuj akcję. Uwaga: testowanie tej akcji spowoduje wygenerowanie faktury w Twoim systemie. Po przetestowaniu akcji możesz zmienić nazwę swojej automatyzacji i opublikować ją. To wszystko! Od teraz wszystkie faktury będą tworzone automatycznie.
Co jeśli nie używam Stripe lub Factura Directa?
Niezależnie od tego, z jakiego procesora płatności i systemu fakturowania korzystasz, mechanizm jest taki sam. Używasz Zapiera jako pośrednika i konektora. Musisz najpierw pobrać dane z procesora płatności, a następnie poprzez Zapier powiedzieć swojemu systemowi do fakturowania, aby utworzył fakturę.
Jeśli chodzi o procesory płatności, to ja użyłam Stripe, ale w Zapier wykorzystałam bblok „Webhooks”. Zapier ma również bezpośrednią integrację ze Stripe, ale nie korzystałam z niej, ponieważ nie można jej używać w trybie testowym (tylko tryb live). Istnieje prawie 100 innych procesorów płatności, które mają bezpośrednią integrację ze Stripe. Niektóre z nich to:
- Square
- PayPal
- ChargeBee
- MemberSpace
- Razorpay
- Recurly
- MoonClerk
- Instamojo
- Subskrypcje Zoho
- Revolut Business
- Braintree
- Chargify
Nawet jeśli Twój pośrednik płątności nie jest na liście, bardzo możliwe, że nadal możesz sprawić, że będzie działał z webhookami (dokładnie to zrobiłam w tym tutorialu). Na przykład dla jednego z moich projektów połączyłam Zapiera z FastSpring, który nie ma dedykowanej integracji..
Istnieje również wiele systemów do faktur bezpośrednio zintegrowanych z Zapier:
- Quaderno
- FreshBooks
- Zoho Books
- Wave
- Moneybird
- Fattura24
- InvoiceExpress
- InvoiceBerry
- … i wiele innych
Wady
Do tego scenariusza potrzebny jest co najmniej Starter Plan, który kosztuje 19,99$ miesięcznie (rozliczany rocznie). To dlatego, że użyłam webhooków, które nie są dostępne w darmowym planie. Jeśli nie jesteś gotowy albo gotowa, aby zapłacić za to narzędzie, możesz również sprawdzić Make.com zamiast Zapier i porównać czy znajdziesz tam za darmo to, czego potrzebujesz.